In un contesto imprenditoriale ed aziendale uno dei punti più importanti in assoluto è quello del foglio delle presenze dei dipendenti, un documento che consente di valutare le presenze ogni mese dei propri dipendenti. Si tratta di uno strumento che consente di quantificare gli elementi che servono poi ai fini della determinazione della busta paga del dipendente di ogni mese. Ovviamente questo documento deve essere tenuto con la massima precisione perché risulti utile ed efficace.
Il foglio presenze dei dipendenti consiste in sostanza in un documento amministrativo che viene usato sia nelle aziende private che in quelle pubbliche, con lo scopo di tenere conto delle effettive ore lavorative svolte dal dipendente. Nel foglio sono in sostanza indicate le ore di presenza del dipendente, compresi eventuali straordinari, e quelle di assenza per ferie e permessi.
Il foglio va compilato e quindi inviato al consulente del lavoro che si occupa dell’elaborazione della busta paga del dipendente proprio basandosi sul contenuto nel foglio delle presenze dei dipendenti.
Il documento in questione è molto libero: è possibile tener traccia delle presenze utilizzando un foglio di excel come fanno molte aziende, ma non c’è nessuna normativa specifica che indichi come deve essere tenuto questo conteggio. Non c’è alcun formalismo tanto è vero che c’è anche chi opta per un foglio word semplice, tuttavia quello excel è preferibile perché consente un calcolo più corretto e preciso.
Un foglio excel per il controllo dei dipendenti risulta spesso una soluzione molto rapida ed efficace, ma soprattutto precisa, per poter controllare la presenza dei dipendenti in azienda senza fare errori di calcolo.
All’interno del foglio presenze dei dipendenti excel bisogna indicare tutte le festività dell’anno per poter indicare appunto quali sono i giorni di chiusura aziendale.
Il software delle presenze dei dipendenti
Il foglio delle presenze dei dipendenti non richiede, come abbiamo visto, alcuna formalità perché non c’è alcuna legge che prevede come e se debba essere compilato, è un fatto interno ad ogni azienda. Tuttavia sarebbe meglio cercare di mantenere alcuni punti fissi che consentono di individuare il foglio delle presenze dei dipendenti e di dargli una certa formalità e sicurezza. Ad esempio nel foglio è possibile indicare il nome dell’azienda, il cognome ed il nome dei lavoratori, l’elenco dei giorni di festività, il mese/anno di riferimento ed infine tutti i dati sui giorni di presenza ed assenza dei lavoratori di ogni singolo anno.
In alcuni casi, alcune aziende hanno dei registri di presenza cioè dei fogli che i dipendenti si occupano di firmare all’entrata ed all’uscita dell’azienda, a testimonianza del fatto che fossero presenti.
Questi sistemi però possono essere scomodi, facilmente falsificabili e possono anche esporre ad alcuni errori. Questo è il motivo per cui diverse aziende hanno deciso di passare al software per il controllo delle presenze soprattutto in aziende con più di 20 dipendenti, per effettuare i controlli delle presenze dei dipendenti in maniera molto più rapida e sicura.
Anche in caso di turni gestire e pianificare i turni di lavoro e la presenza dei dipendenti diventa davvero difficile.
Basta infatti un errore di trascrizione o una dimenticanza perché il foglio delle presenze dei dipendenti possa far perdere soldi all’azienda o al dipendente stesso. Un software di gestione presenze permette di risolvere questi problemi, impostando in maniera automatica la gestione delle presenze dei dipendenti ed evitando errori. Non stupisce quindi che sempre più aziende stiano abbandonando la scrittura manuale o su excel dei fogli di controllo presenze e adottino dei software aziendali per garantire sempre la massima precisione nel controllo delle presenze e nell’elaborazione della busta paga.