Tutti coloro che intendono realizzare transazioni commerciali con altre attività hanno l’obbligo di emettere fattura ai propri clienti ogni volta che terminano un’attività professionale, in cambio del relativo pagamento.
Tale procedimento è il medesimo anche quando si tratta di attività eseguite per clienti esteri, ovvero che non risiedono all’interno del territorio italiano, con alcune particolari differenze. Scopriamo insieme come emettere una fattura a un cliente estero.
Partita IVA e operazioni internazionali
Innanzitutto per poter procedere all’emissione di una fattura verso un cliente estero è necessaria una partita IVA valida e registrata.
La prima cosa da fare sarà quindi, nel caso, non si abbia, procedere con l’apertura della medesima.
Il primo passo sarà quello di registrarsi presso l’autorità fiscale competente. In secondo luogo sarà necessario consegnare la documentazione personale e aziendale che, nel caso di un azienda, potrà includere il certificato di costituzione dell’azienda, i documenti di identità dei responsabili legali, gli statuti sociali, il contratto sociale e le licenze commerciali. Nel caso invece di un lavoratore autonomo si potranno includere informazioni come la descrizione dei servizi offerti, l’esperienza professionale, l’elenco dei clienti e l’indirizzo professionale.
Dopodichè sarà necessario pagare i costi relativi al pagamento delle tasse o dei diritti di registrazione.
A questo punto verrà riconosciuta la validità finale della Partita IVA da parte dell’autorità fiscale, che quindi sarà valida anche per le operazioni internazionali.
Per poter emettere poi una fattura verso un cliente estero bisognerà verificare i requisiti del paese del cliente verso cui si intende emettere la fattura. Questi requisiti possono essere di diverso tipo: criteri di eleggibilità, documenti necessari di vario, costi e procedure specifiche da seguire.
Per quanto riguardo le imprese all’interno dell’Unione Europea, per verificare la validità della Partita IVA del proprio cliente estero si potrà utilizzare il sistema VIES. Questo sistema consente di controllare se il numero di Partita IVA del cliente è valido e se è registrato come soggetto passivo IVA nell’UE.
Com’è cambiata la legge riguardo alla fatturazione verso cliente esteri?
A partire da luglio 2022 è diventato obbligatorio emettere fattura elettronica anche verso i clienti che non risiedono nel territorio italiano ma straniero ed è necessario usare il formato xml del documento elettronico da trasmettere al SdI, come avviene nella fatturazione elettronica verso soggetti stabiliti fiscalmente in Italia. Due sono le principali novità:
- dovrà essere usato il codice destinatario “XXXXXXX” per trasmettere i dati relativi alle operazioni effettuate verso coloro che non risiedono in Italia;
- dovrà essere utilizzato un apposito documento con su scritti i codici TD17, TD18 o TD19 (TD= tipo di documento) per trasmettere al SdI i dati delle operazioni ricevute da parte di coloro che non risiedono in Italia.
Fatturare usando il nuovo formato, diverso da quello a cui si è abituati, può sembrare difficile specialmente a coloro che hanno poca dimestichezza con tecnologia e contabilità. In realtà, la fatturazione elettronica è molto più semplice.
Come emettere una fattura a clienti esteri?
La procedura per l’emissione fattura a cliente estero privato fino a metà dello scorso anno era possibile solo attraverso l’Esterometro. Da luglio 2022, invece, è possibile emettere fattura solamente attraverso il Sistema di Interscambio, seguendo delle regole precise.
La corretta procedura da seguire per l’emissione della fattura elettronica verso clienti esteri non è molto diversa da quella per i clienti residenti in Italia. In particolare è prevista:
- la compilazione della fattura elettronica: con tutti i campi previsti dal documento in formato xml, stando attenti al campo codice destinatario (XXXXXXX), a quello relativo al codice CAP (00000), ed al campo Partita IVA del cliente estero;
- l’invio della fattura elettronica in formato xml: mediante il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate;
- l’invio di una copia della fattura al cliente: anche in formato analogico, cartaceo o in pdf. Dal momento che un soggetto residente all’estero non può avere accesso al Sistema di Interscambio e visualizzazione delle fatture in formato xml, è importante che riceva una copia analogica per tenere traccia della fattura.
Fattura elettronica per cliente estero: abolizione Esterometro
L’Esterometro era un documento telematico che venne introdotto il 31 dicembre del 2018, utilizzato fino lo scorso anno per tenere traccia e riepilogare le fatture emesse e ricevute, da e per tutti coloro che non risiedono nel territorio italiano. Finora è stato necessario comunicare l’Esterometro trimestralmente, seguendo le indicazioni precise di compilazione del relativo modulo.
Prima di abbandonare l’Esterometro coloro che emettevano fattura elettronica verso clienti esteri non erano tenuti a compilare il documento. Questo si traduceva in un vantaggio sia come risparmio di tempo che come incentivo verso l’utilizzo della fatturazione elettronica, anche perché in questo modo era possibile avere un solo registro IVA e non un doppio registro in cui archiviare tutti i tipi di fattura. Da luglio 2022 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria e lo strumento dell’Esterometro è stato abolito ufficialmente.
Come compilare una fattura elettronica verso un cliente estero
Per compilare correttamente una fattura elettronica per un cliente estero è necessario riempire i campi previsti all’interno del documento in formato xml della fattura. In particolare, i campi devono essere compilati con:
- codice destinatario: una sequenza convenzionale formata da 7 caratteri che identificano il destinatario. Nel caso di un cliente residente all’estero questo codice deve essere composto da 7 X, ovvero: “XXXXXXX”;
- idPaese: in questo campo si inserisce la sigla relativa al Paese estero del cliente, indicato come “cessionario/committente”. La sigla del Paese estero si compone di due caratteri tramite lo standard ISO 3166-1 alpha-2. Non è necessario, invece, inserire l’indicazione della Provincia;
- CAP: in questo campo basta inserire un valore generico composto da 5 zeri: “00000”;
- Partita IVA del cliente estero, dove per la compilazione di questo campo ci sono tre possibilità: se il cliente risiede nell’UE (intra-EU) è necessario inserire la partita IVA preceduta dalla sigla che indica il Paese di residenza; se il cliente risiede fuori dall’UE (extra-EU) è necessario indicare la partita iva mediante l’utilizzo del codice “OO99999999999” (due volte la lettera O e 11 volte il numero 9); se il cliente estero è un privato non in possesso di partita IVA, è sufficiente inserire il codice composto da 7 zeri: “0000000”;
- “IdCodice” e Codice Fiscale: due campi contenuti nella sezione “IdFiscaleIVA” che si riferiscono al cliente. Il campo IdCodice si riferisce al numero di identificazione fiscale del cliente (chiamato “cessionario/committente”), mentre il campo Codice Fiscale è da compilare inserendo il codice fiscale del cliente, se egli è in possesso di un codice fiscale italiano;
- “IdFiscaleIVA”: un campo che non deve essere compilato ma lasciato vuoto. Si può eventualmente compilare solo il campo relativo al codice fiscale del cliente, se il destinatario possiede un codice fiscale italiano;
- Codici “Natura IVA”: è necessario inserire un codice che possa specificare la tipologia dell’operazione verso il cliente estero:1: non imponibili – da utilizzare per le esportazioni, N3.2: non imponibili – da utilizzare per le cessioni intracomunitarie, N3.3: non imponibili – da utilizzare per le cessioni verso San Marino;
- “PEC destinatario”: anche questo campo non deve essere compilato qualora il destinatario non fosse in possesso di partita IVA e PEC. In caso contrario può essere inserito l’indirizzo di posta elettronica certificata del cliente.
Come inviare la fattura elettronica a un cliente estero
Non appena si saranno compilati tutti i campi del documento elettronico, con tutte le specifiche necessarie per l’emissione di una fattura destinata a un cliente estero, è necessario inviare il documento al Sistema di Interscambio (SdI) affinché possa essere considerata valida l’emissione della fattura, proprio come avviene per l’invio delle fatture elettroniche a soggetti residenti in Italia.
Dal momento che il cliente estero non può accedere al nostro Sistema di Interscambio, presente solo sul nostro territorio, è obbligatorio anche l’invio al cliente della fattura analogica, in formato cartaceo oppure in formato digitale in pdf, cosicché il destinatario possa prenderne visione. Inoltre, è obbligatorio comunicare al destinatario che può trovarela copia originale sul portale dell’Agenzia delle Entrate.