Con l’avvento della tecnologia, il modo in cui le aziende gestiscono le loro mansioni quotidiane è cambiato in modo profondo. In questo frangente rientrano anche tutte le attività di gestione amministrativa, compresa la preparazione delle buste paga per i dipendenti. Negli ultimi anni, il processo di digitalizzazione ha avuto modo di attecchire in ogni branca della nostra società. Questo, ha sicuramente portato le imprese a rispondere a una serie di sfide e richieste sempre più peculiari. A parte questo, però, la trasformazione digitale ha anche messo a disposizione delle aziende molti strumenti e risorse con cui poter semplificare e automatizzare molteplici pratiche, consentendo alle imprese di aumentare la produttività e migliorare l’efficienza generale.
Insomma, oggi, quando si parla di trasformazione digitale, non si fa più riferimento esclusivo ai settori tecnologici o alle grandi imprese. All’interno di questo dinamico e complesso paradigma, infatti, sono coinvolte anche le piccole e medie imprese, in grado di riconoscere la profonda importanza degli strumenti di ultima generazione per uno svolgimento ottimizzato e competitivo delle task presenti nei business plan. Tra le varie mansioni, poi, quelle amministrative ricoprono sicuramente un ruolo importante. Grazie alle nuove tecnologie, pratiche come la gestione delle buste paga, sono diventate più semplici, immediate ed accessibili.
Tra gli strumenti principali per generare dati paghe segnaliamo Geobadge HR. Si tratta di un programma in grado di automatizzare i calcoli complessi generando i dati da inviare al commercialista per la creazione delle buste paga e velocizzando la distribuzione dei cedolini ai lavoratori. Soluzioni di questo tipo, rendono possibile per le aziende la riduzione dell’errore umano e il risparmio di tempo che può essere impiegato per attività più importanti per la produzione aziendale.
Sono diversi i vantaggi di utilizzare software per la gestione delle buste paga. Nelle prossime righe, andremo a scoprire come, questi, vengono utilizzati e quali possono essere integrati per ottenere dati elaborati e accedere a funzionalità avanzate in generale come la generazione di report o il monitoraggio di ore lavorate rendendo possibile per l’azienda un controllo ottimizzato di ogni aspetto relativo o alle attività del team di lavoro.
Come si usa un software per l’elaborazione delle buste paga?
Entrando nel merito della questione tecnica, la prima cosa che un’azienda deve fare è scegliere il software specializzato per la gestione delle buste paga più adatto alle esigenze dell’impresa stessa, se gestirlo internamente o all’esterno e se è preferibile digitalizzare il processo oppure no. Ovviamente, sarà necessario assicurarsi di rivolgersi ad un provider di qualità e sincerarsi che il programma presenti tutte le funzioni necessarie. In secondo luogo, si passa all’installazione e alla configurazione del gestionale, all’interno del quale potrebbero essere richiesti i dati dei dipendenti e le informazioni contrattuali.
Dopo aver importato tutto nel software, bisognerà avere cura di aggiornare periodicamente i dati stessi. Ci sono software specifici per le paghe che si occupano di elaborare i cedolini, altri invece che permettono di rilevare le presenze fino ad ottenere la stampa o il file contenente tutte le informazioni da inviare all’ufficio paghe, rendendone più semplice ed immediata la trasmissione.
Quali informazioni servono per elaborare le buste paga?
La scelta di usare un software per generare i file da inviare all’ufficio paghe è indicato per le aziende di ogni settore e dimensione, ancor di più se si tratta di realtà grandi con tanti dipendenti. Software come Geobadge HR, sono utili perché possono essere personalizzati in base alle caratteristiche dell’azienda e alle condizioni contrattuali di ciascun dipendente. Quali sono le informazioni che non possono mancare quando si compila il file per l’ufficio paghe? Vediamo di seguito quali voci sono indispensabili per elaborare le buste paga:
- ore ordinarie;
- ore straordinarie;
- bonus e rimborsi;
- ore straordinarie;
- indennità,
- assenze: i giorni di ferie goduti, i permessi, le festività, le ex festività, la malattia, l’infortunio, la maternità etc.
Inoltre, possono anche essere presenti altre somme come la tredicesima o quattordicesima mensilità, anticipi sul TFR, premi di produttività, etc.
Le informazioni possono variare in base alla tipologia di lavoro, al settore e alle specifiche contrattuali. Grazie all’uso di un software le aziende possono semplificare e automatizzare il processo di raccolta dati e inviare all’ufficio di competenza le informazioni necessarie per elaborare le buste paga.