L’importanza del controllo dei dipendenti: la tecnologia al servizio delle aziende
Indipendentemente dal settore in cui si trova ad operare, e della dimensione, un’azienda che desideri avere sempre sotto controllo l’operato dei propri dipendenti non può prescindere da un’organizzazione interna che, allo stesso tempo, si dimostri efficiente ed efficace. Questo, per il reparto contabilità significa, innanzitutto, godere della possibilità di contabilizzare in modo puntuale, e senza errori, le ore di lavoro relative ad un determinato periodo.
È in questo contesto che, negli ultimi anni, il progresso tecnologico si è ritagliato un ruolo cruciale, garantendo quel salto di qualità necessario per semplificare il monitoraggio delle attività. Le tecnologie più recenti hanno anche avuto un impatto positivo in termini di rispetto delle regole da parte di dipendenti e collaboratori. Il primo passo è stato l’introduzione dei badge, seguito dall’avvento della tecnologia RFID, grazie alla quale è possibile identificare il personale attraverso dispositivi di rilevazione delle presenze integrati. Altrettanto utili sono le soluzioni di localizzazione GPS, e quelle di trasmissione dati in GPRS.
Le modifiche in materia apportate dal Jobs Act a tutela di imprese e dipendenti
Facilità d’uso, disponibilità di dati condivisibili in tempo reale, e dimensioni ridotte, sono solo alcune delle caratteristiche principali degli strumenti più recenti. Merita di essere sottolineata anche la perfetta adattabilità di tali soluzioni, destinate a soddisfare le esigenze di aziende che, in virtù della loro grandezza, sono costrette a confrontarsi con una complessità sconosciuta alle piccole imprese.
Fatto salvo quanto indicato finora, è importante ricordare come le norme previste in merito alla rilevazione delle presenze e, più in generale, al controllo dei dipendenti, sono state oggetto di modifica da parte del Jobs Act. In particolare, la riforma si è posta due obiettivi in questo campo. Da un lato facilitare le operazioni di controllo da parte delle aziende; dall’altro, garantire il pieno rispetto della legge sulla privacy, a tutela dei lavoratori.
Il Jobs Act, ad esempio, ha stabilito che la rilevazione debba essere condotta “ad personam”, ed effettuata attraverso una tessera elettronica personale (quindi non cedibile a terzi).
Strumenti di controllo, contestazioni e sanzioni
Sempre per mezzo del Jobs Act è stata fatta maggiore chiarezza in merito agli strumenti di controllo a distanza, indicando come il badge elettronico (cui spetta il compito di tenere nota dell’orario d’ingresso e di uscita) sia utilizzabile anche nell’esercizio del potere disciplinare. Tuttavia, è necessario fornire a ciascun dipendente tutte le informazioni relative alle modalità d’uso degli strumenti adottati.
L’avvento del Jobs Act ha pertanto chiarito come un’azienda debba agire con la certezza di impiegare in modo lecito le informazioni raccolte. Questo si traduce nella possibilità, se necessario, di contestare l’operato e di sanzionare i dipendenti. Occorre informare preventivamente il lavoratore, procedere ad un’istallazione corretta dell’impianto ed ottenere i dati nel pieno rispetto della Privacy.
Sistemi di rilevazione e sincronizzazione delle informazioni
Ottenute le informazioni grazie alla presenza degli appositi terminali, sono dei database centralizzati, per mezzo di un server e di un software ad hoc, ad operare le relative elaborazioni. I sistemi di rilevazione disponibili attualmente sul mercato sono in grado di rispondere perfettamente alle esigenze di qualsiasi azienda.
Particolarmente apprezzata è la capacità di tali sistemi di sincronizzare le informazioni, assicurando un’elevata interoperabilità tra i diversi dispositivi impiegati. In questo modo viene scongiurato il rischio di trovarsi dinnanzi a dati incompleti evitando, di conseguenza, errori nell’attività di contabilizzazione.