L’era del digitale consente oggi di poter approfittare di tutta una serie di vantaggi ad essa legati, come la possibilità di ridurre la quantità di documentazione che sarà necessario tenere in archivio e riprodurre in cartaceo per lo svolgimento delle operazioni più disparate.
Quella che oggi viene chiamata conservazione sostitutiva dei documenti è un sistema grazie al quale poter avere, in luogo di una copia cartacea, un file elettronico contenente tutte le informazioni ed i dettagli che un tempo sarebbero stati inseriti nel documento analogico.
Esistono vantaggi e svantaggi legati alla conservazione sostitutiva dei documenti, che possono essere analizzati, anche valutando quali obblighi la legge prevede a riguardo.
La dematerializzazione progressiva dei documenti
Con l’entrata in vigore del DPCM del 3 Dicembre del 2013 è stata resa possibile la così detta Dematerializzazione del Documenti, cioè quel processo mediante il quale i documenti analogici potranno pian piano sparire, per fare sempre più posto a quelli digitali.
Infatti, mediante essa sarà possibile trasformare documenti analogici in digitali con la loro semplice scansione, mentre si potrà iniziare a creare sempre di più un documento elettronico in luogo di uno cartaceo.
I vantaggi della conservazione sostitutiva dei documenti
Sicuramente la conservazione sostitutiva dei documenti consente di avere a disposizione tutta una serie di vantaggi, che sono poi state le ragioni per le quali tale sistema è stato adottato anche nel nostro Paese.
In particolare, tra questi si annoverano:
- Riduzione della quantità di documenti cartacei presenti negli archivi;
- Facilità nella realizzazione e nella successiva produzione dei documenti;
- Processi più snelli per la gestione degli archivi;
- Riduzione dei costi legati alla carta e alla produzione analogica;
- Maggiore controllo degli accessi agli archivi e alla relativa documentazione;
A fronte dei vantaggi si possono anche avere degli svantaggi, che possono far pensare all’effettiva utilità della conservazione sostitutiva dei documenti.
Gli svantaggi della dematerializzazione
Sicuramente uno degli svantaggi maggiori legati alla conservazione sostitutiva dei documenti è costituito dalla necessità di individuare la figura del Responsabile della Conservazione, che si dovrà occupare di tutta una serie di mansioni che saranno in grado di garantire l’autenticità dei documenti elettronici. Il Responsabile, infatti, inizierà a controllare il documento che verrà depositato, si occuperà di autorizzarne l’archiviazione, lo spostamento e anche la successiva produzione nel caso in cui questa sia necessaria.
Tuttavia, la presenza di questo soggetto potrà comportare alcune lungaggini relative proprio alla gestione degli archivi, come la necessità che ogni documento sia supervisionato ed approvato dal Responsabile, che questo debba autorizzare la produzione di archivi e di documenti e così via. Quindi, in parte, nonostante il processo di dematerializzazione abbia l’obiettivo di ridurre le tempistiche, si è tornati indietro proprio a causa di queste disposizioni amministrative.
I documenti previsti dalla conservazione sostitutiva
Per la conservazione sostitutiva dei documenti è oggi possibile avere a disposizione due principali categorie: quella dei documenti analogici e quella dei documenti digitali.
I primi dovranno essere trasformati in documenti digitali mediante l’apposita scansione, mentre i secondi verranno già prodotti come tali, e potranno essere considerati autentici solo nel caso in cui vengano rispettate le procedure per la loro composizione e l’apposizione della firma digitale. Le norme di legge hanno consentito di equiparare completamente i documenti analogici e quelli digitali, tranne in alcuni casi, nei quali la copia cartacea costituisce ancora un elemento essenziale e non potrà essere distrutta.
Esempi di tali eccezioni sono costituiti dai documenti ministeriali, dagli atti giudiziari e dagli atti notarili, come ad esempio l’atto di compravendita di una casa. In tutti gli altri casi, invece, il documento digitale potrà essere prodotto così dall’origine oppure potrà essere la trasformazione di un documento analogico, la cui copia cartacea potrà essere distrutta.
Anche il processo di distruzione delle copie cartacee dovrà essere presieduto dal Responsabile della conservazione, il quale si occuperà del tutto della gestione degli archivi e della conformità dei diversi procedimenti a ciò che viene previsto dalla legge.