E’ importante per qualsiasi realtà, società o ente pubblico, sapere di poter sempre recuperare un documento archiviato in maniera veloce e sicura. Una regola d’oro, che vale il doppio per quelle strutture particolarmente grandi e articolate le quali necessitino di una specifica differenziazione.
Quello della conservazione dei documenti è un vero e proprio asset strategico, che necessita di un’accurata opera di pianificazione degli spazi (i quali possono essere sia reali che digitali). Inoltre richiede di impiegare specifiche tecniche per svolgere le operazioni di archiviazione stesse. Ecco spiegato il motivo per cui è così importante mettere a fuoco quante e quali siano le tipologie di archivio esistenti, così da portare avanti una perfetta gestione documentale.
Essendo quella di cui stiamo parlando un’operazione cruciale, è bene affidarsi a un servizio archiviazione documenti e loro gestione fisica per evitare errori o disguidi. Ciascuna raccolta documentale ha infatti specifiche caratteristiche che richiedono un certo iter di gestione. Ad ogni modo sarà sempre necessario organizzare adeguatamente gli spazi dell’archivio, procurarsi il materiale per gestire i documenti e individuare regole di sistema per archiviare i documenti stessi.
L’importanza del vincolo archivistico per ordinare i documenti
L’archivio è composto da una grossa mole di documenti che sono stati prodotti o comunque nel tempo acquisiti nello svolgimento di una qualsiasi attività. C’è un nesso logico che li collega in maniera indissolubile, in altre parole il vincolo archivistico. Quest’ultimo è essenziale per la creazione e per la successiva gestione di qualsiasi archivio, poiché senza di esso non potrebbe esistere alcuna raccolta documentale. Si tratta della ratio che consente di ordinare i documenti. Quando si parla di archivio si fa riferimento sia ai locali dove i documenti stessi sono contenuti che all’istituto che gestisce archivi di diversa provenienza.
Archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico
Ogni archivio può contenere un numero indefinito di documenti, di varie tipologie. Non bisogna però focalizzarsi su ciò che è contenuto in ciascuno di essi quanto piuttosto sulla funzione che svolgono. E’ possibile in questo senso fare quindi riferimento a: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.
L’archivio corrente è quello che contiene tutti i documenti che siano necessari a portare contestualmente avanti qualsiasi attività o affare in corso d’opera. Il riferimento è a documenti che si devono inviare o ricevere per concretizzare un percorso d’affari oppure uno di tipo burocratico. Ma possono essere anche documenti ancora in fase di produzione.
Per quanto riguarda invece l’archivio di deposito, esso sarà composto da tutti quei documenti che siano importanti ma non più necessari a portare avanti affari. Ci sono alcuni documenti che, una volta esaurita questa primaria funzione, vanno comunque conservati in via obbligatoria e per un certo periodo di tempo. Qualche esempio? Una volta emesse, le fatture vanno conservate per dieci anni mentre invece si scende a cinque per la certificazione unica dei redditi.
Infine uno sguardo all’archivio storico, quello che cioè contiene i documenti dei quali occorre la conservazione in via permanente. Per quale motivo? Per la loro importanza intrinseca o per finalità di studio e ricerca: sono tracce che è necessario mettere in sicurezza ai fini di una testimonianza nella memoria.