Se ti stai approcciando al mondo delle certificazioni ISO avrai sicuramente sentito parlare di procedure ISO.
È bene fare subito una distinzione tra due termini che, soprattutto in questo ambito, possono sembrare sinonimi, ovvero procedure e processi.
Quando si parla di procedure si fa riferimento al completamento di un’azione e allo svolgimento di questa seguendo le regole previste.
Il processo si riferisce, invece, alla comprensione delle necessità, assicurandosi che quest’ultime vengano soddisfatte e monitorate costantemente, per intervenire in caso di nuove esigenze.
La definizione esatta di procedure ISO è quella di una modalità specifica di svolgere un’attività lavorativa, un documento che contiene le istruzioni per aiutare l’azienda a ottenere la certificazione.
Le procedure per ottenere la certificazione ISO 9001 sono tante e può essere complicato orientarsi da soli, ma isofaidate.com può offrirti tutto il supporto e l’assistenza di cui avrai bisogno, sia nel caso di singole procedure, sia nel caso in cui tu decida di acquistare l’intero kit ISO 9001.
La prima procedura per certificarsi è la scelta dell’Ente Certificatore e, una volta fatto, inviare la richiesta di certificazione.
L’Ente, a sua volta, invia un documento con tutte le informazioni e i documenti che l’azienda è tenuta a presentare; inoltre, esso fornisce poi un preventivo che, se accettato dall’azienda, dà il via a un contratto triennale.
Successivamente, l’ente si occupa di programmare ed eseguire l’audit e redigerne l’esito.
Infine, entro due settimane l’impresa ottiene il certificato, con validità tre anni.
Bisogna però a questo punto sottolineare che esistono procedure ISO obbligatorie e non obbligatorie.
Come abbiamo già detto, ci sono diversi documenti da redigere per avere la certificazione.
Alcuni di questi, come la Politica della Qualità e gli Obiettivi della Qualità devono essere redatti obbligatoriamente, altri, invece, non sono obbligatori, come ad esempio il Manuale della Qualità.
Di seguito, vedremo come strutturare la documentazione e le informazioni necessarie per le procedure ISO.
Come redigere i documenti necessari per le procedure ISO
Anche se non obbligatorio, il Manuale della Qualità potrebbe essere utile per la tipologia della tua azienda.
Il Manuale deve essere adattato a seconda delle dimensioni dell’azienda e delle sue attività, ma in generale deve contenere il Campo di applicazione e i processi di business, la descrizione del Sistema di Gestione della Qualità e la definizione delle responsabilità per tutto il personale.
La Politica della Qualità è invece il documento che deve dichiarare l’impegno dell’azienda verso la qualità e il miglioramento continuo.
Questo tipo di politica viene di solito usata a scopo promozionale, quindi solitamente è breve e pratica.
Le finalità a cui l’impresa mira vengono definite come Obiettivi della Qualità, riportati sempre all’interno della Politica della Qualità.
Infine, abbiamo le Procedure della Qualità, che possono essere preparate in vari formati: mediante dei testi, utilizzando delle tabelle ma anche dei diagrammi di flusso.
Le Procedure dovrebbero includere il titolo, lo scopo, il campo di applicazione, ma soprattutto la descrizione dell’attività.
La descrizione della procedura è la parte più importante e deve contenere nei dettagli ciò che deve essere fatto, da chi e come, dove e quando.
Le Istruzioni di Lavoro sono delle informazioni che possono fare parte di una procedura oppure essere semplicemente citate: hanno una struttura molto simile alle Procedure della Qualità, ma si differenziano poiché le Istruzioni si focalizzano sulla sequenza delle fasi, sugli strumenti e sulle tecniche da utilizzare in una determinata procedura.
Trattandosi di un argomento vasto e complesso, una buona idea è quella di consultare esperti del settore che possano rispondere a qualsiasi dubbio e assicurarti un’assistenza adeguata non solo singolarmente ma anche per la tua azienda supportandoti in tutto l’iter processuale.